Rotary ... een hulpverlenende organisatie ?!

Situatieschets

Op 15 en 16 juli 2021 werd ons land getroffen door overstromingen - op sommige plaatsen een 'flash flood' - die zware vernielingen veroorzaakten en waarbij 42 personen omkwamen.
Een uitgestrekt gebied in de vallei van de Vesder tussen het zuiden van Liège en Eupen werd het zwaarst getroffen.

Een waterhoogte tot 2,7m boven het straatniveau leidde ertoe dat collectieve infrastructuur, de inboedel van privé-woningen, winkels, banken, scholen, ... voertuigen, gewassen, culturele infrastructuur, erfgoed en nutsvoorzieningen werden weggespoeld.

People of Action

Binnen de Rotary gemeenschap ontstonden - net als bij grote delen van de bevolking - vanaf dag 1 allerhande initiatieven vanuit de Clubs om de getroffen bevolking te helpen:

• Bereiding en verdeling van maaltijden
• Inzameling van voedingsmiddelen en primaire hulpgoederen (bv. hygiëneproducten)
• Opvang van geëvacueerden en ontheemden
• Opruiming van puin en reiniging van woningen, kerken, scholen, ...
• Bevoorrading in gereedschappen, kooktoestellen en ander(e) materialen en materieel dat verloren gegaan was bij de overstroming
  
• Speciale expertise: bv. hulp bij de conservatie van kunststukken uit getroffen kerken
• ...
  

Maas, Ourthe, Vesder, ...

Aangezien het volledige grondgebied van België en Groothertogdom Luxembourg afgedekt is door Rotary Clubs, was er voor elk(e) getroffen stad, gemeente of wijk wel steeds minstens één Club waarvan de leden ter plaatse hulp zijn gaan bieden.
In sommige gevallen beperkte deze hulp zich tot enkele dagen ... die plaatsen waar we spreken van een 'klassieke' kleine overstroming van enkele centimeter of enkele tientallen centimeter water in de straten.
De situatie in de vallei van de Vesder was totaal anders.
Het volume aan verplaatste water, de daalsnelheid en de uiteindelijke waterhoogte, maakten dat de volledige collectieve en private infrastructuur zwaar beschadigd werd en een herstel - voor zover al mogelijk - maanden of jaren zal in beslag nemen.

Om het organigram van Rotary er even bij te nemen: Rotary BeLux (Belgium-Luxemburg) is opgedeeld in vier disctricten: D-2130, D-2140, D-2150 en D-2160.

De stroomgebieden van Maas, Ourthe en Vesder doorkruisen de drie laatstvernoemde districten. Het zwaartepunt van de terreinactie lag en ligt heel duidelijk evenwel in D-2160 (zie o.a. Polaris voor de geografische afbakeningen).

Districten en Clubs

Het universele motto van Rotary "Service above Self" - onbaatzuchtige dienstverlening aan de samenleving - indachtig was de actie evenwel niet beperkt tot D-2160.
Enerzijds vanuit een universele hulpbereidheid als burger en Belg, anderzijds omdat Rotary ook een sterke "x kent y bij Club Z" interconnectie heeft en Clubs dus 'persoonlijk' Clubs in de getroffen zones aanspraken, werden (en worden) acties opgezet in alle windstreken van BeLux (ook Luxemburg dus) en zelfs ook Rotary France.

Verzamelen van financiële middelen (via de commissies DAG of speciale acties), Rotariërs te velde in de getroffen gebieden, inzameling of aankoop van allerhande producten en materieel, het inzetten van expertise of netwerken ... alle middelen werden en worden uit de kast gehaald...

Een sterke organisatie ... met een zwakke structuur

Een rots in de branding...

Bijna letterlijk te nemen, bleken de Rotary Clubs en hun leden de 'rots' in de branding in vele getroffen gebieden.
Daar waar talrijke bewonderenswaardige ad hoc initiatieven van vrijwilligers genomen werden om onmiddellijk na de eigenlijk overstroming te helpen met puin ruimen, koken en voedselbedeling, aanvoer van hulpgoederen en talrijke andere taken van acute zorg, kampten vele van deze initiatieven ook met:
- afwezigheid van een een institutionele structuur;
- problematiek van continuïteit;
- afwezigheid van lokale verankering;
- praktische problemen, zoals de verzekering van vrijwilligers, transport, bankrekeningen, etc.

Onze Rotary Clubs:
- zijn - letterlijk - overal, soms bijna 100 jaar;
- zijn verweven met de lokale structuren, het openbaar bestuur, de economie, ...;
- hebben een werking met een juridisch afgedekt kader, commissies, verzekering van de leden, boekhoudkundige transparantie, ...;
- een nationaal en internationaal netwerk;
- communicatietools zoals Polaris; en
- groepen van Leden die elkaar door en door kennen en weten hoe samen te werken.

... maar ...

In vredestijd handelen Rotary Clubs als autonome entiteiten, elk met een eigen bestuur, financiële vrijheden, strategische prioriteiten ... en beperkt hun onderlinge interactie zich vooral tot vrijwillige tijdelijke projecten.
Het bovenliggende niveau, het District of RBS (Rotary BeLux) zijn vooral administratief functionele organen die niet tussenkomen in de autonomie van een Club.

De afwezigheid van een overkoepelend instrumentarium bleek na een eerste hulpverlenende fase een 'probleem' te worden.
- De hulpbehoefte oversteeg de mogelijkheden van één lokale Club;
- Centraal ontvangen schenkingen dienden te worden geprioritiseerd naar besteding;
- Hulpbiedende Clubs vanuit andere delen van het land hadden nood aan inzicht in de behoeftes ter plaatse;
- Gecentraliseerde informatiestromen en logistiek waren onbestaande.

DRCM ... say again ?

De spontane en evoluerende vraag van de rechtstreeks betrokken Clubs om een vorm van overkoepelende ondersteuning te hebben, leidde er begin augustus toe dat Luc Rombout (Gent-Zuid) - die al meerdere decennia professioneel actief is in het vakgebied van crisisbeheer - gevraagd werd om te helpen bij het opzetten van dergelijke overkoepelende capaciteit.

De woordkeuze van wat kon/moest ontwikkeld worden was al een uitdaging, omdat elk initiatief zich moest kunnen inschrijven in de bestaande structuren en processen van Rotary  ... namelijk de 'wolk' van autonome niet-hiërarchisch gestructureerde Clubs.

Onder een nieuwe 'vlag': Disaster Relief & Crisis Management (DRCM) werd in de loop van de maand augustus gebouwd aan deze nieuwe processen binnen Rotary BeLux.

" Together, we see a world where people unite and take action to create lasting change
— across the globe, in our communities, and in ourselves."

Missie van DRCM

De missie van DRCM binnen Rotary BeLux is:
Overkoepelende diensten aanbieden aan de Rotary structuren en de leden om in het kader van onze hulp aan slachtoffers van catastrofes, een force multiplicator te vormen waardoor onze acties zo geïntegreerd, efficiënt en effectief mogelijk verlopen.

Enkele basisprincipes

1. De basisbeginselen van de werking en organisatie van Rotary blijven onverminderd bestaan en worden ingepast in een missie-georiënteerde netcentrische structuur;

2. De inzet van Rotary DRCM is niet-conflictueus. Daar waar mogelijk, worden samenwerkingsverbanden met andere bestaande en ad hoc structuren gefaciliteerd of gestimuleerd, evenwel zonder de fundamentele doelstellingen en waarden van Rotary te verloochenen.

3. De Vier Vragen en de Zeven Doelen van Rotary zijn de kern van onze acties en de ethiek en moraliteit waarmee Rotariërs worden ingezet in 'Disaster Relief'. Deze bepalen dan ook wat onze doelgroepen zijn en welke prioritaire domeinen zullen gesteund worden.

4. Rotary DRCM ageert niet plaatsvervangend en zal dan in principe ook geen acties ondernemen waarvoor andere institutionele actoren - overheden, verzekeraars, ... - een hoofdverantwoordelijkheid hebben, tenzij in geval van dringende humanitaire noodzaak.

5. Rotary is een universele humanitaire organisatie die handelt zonder de beperking van bestuurlijke, taalkundige, religieuse of andere grenzen.

Focus augustus

In de eerste weken werd een fundamenteel kader uitgetekend en neergezet, zodat de onderlingen contacten en informatiestromen konden gestructureerd worden:

1. - Alle locaties in de Vesdervallei waar Rotariërs actief waren, werden in kaart gebracht: een indrukwekkende 24 zones !
2. - Voor elk van deze locaties werd een lead Club geïdentificeerd;
3. - In elk van deze Clubs werd een lokale coördinatiecel opgericht - een OSOCC (On-Scene Operational Coordination Cell);
4. - In elke OSOCC werd een 'verbindingsofficier' - een lokaal contactpersoon - aangeduid die de ogen en oren vormt van Rotary bij de lokale bevolking, openbare overheden en andere hulpverlenende organisaties;
5. - Een digitaal informatiesysteem "EDEN" werd uitgerold;
6. - Er werd gestart met de catalogering van processen, het zoeken van opslagruimtes, een mechanisme van vraag-en-aanbod, ...;
7. - De eerste informele inter-disctricten coördinatie kreeg vorm.
   

Meer informatie

In komende bijdrages, zal verder ingegaan worden op de details van deze acties, structuren en processen en proberen we jullie mee te nemen in de ongetwijfeld maanden durende evolutie van de problematiek en de wijze waarop we vanuit Rotary proberen de meest passende vorm van maatschappelijke steun te geven.

rechtstreekse vragen:

luc.rombout.rotary   @   camail.be

Volgend deel

Organisatiestructuren

>>>>>> [ LINK naar volgende pagina ] <<<<<<<<<